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Agenda typique – réunion hebdomadaire

Québec / Montérégie Centre / Granby 1

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Légende

P = Président

VP = Vice-président

ST = Secrétaire/trésorier

A = Accueil

CA = Comité administratif

SCA = Sous-comité administratif

CG = Coordonnateur du groupe

RT = Responsable Techno

RM = Représentant des membres

T = Tous

M = Membres

I = Invités

7 h 15
15 min.

Préparation, accueil

A Demander deux cartes à chaque invité ( 1 pour le P + 1 pour le ST ), leur remettre le formulaire d’enregistrement;
A S’assurer du bon positionnement de la salle ( table du CA à l’avant du groupe);
P Mentionner de fermer ou de mettre en mode vibration les téléphones.
7 h 30
30 min.

30 minutes d’activation

T Commander les repas avant le début de la rencontre;
T Réseautage d’affaires libre.
8 h
5 min.

Introduction Pendant ce temps, installation du premier conférencier

P Présenter le comité en ordre VP - ST - A - SCA - P;
P Présenter les invités, leur mentionner de compléter le formulaire d’enregistrement à la fin de la rencontre;
P Expliquer brièvement le fonctionnement de GR, faire une description de votre groupe ou encore un « Mot du Président »;
P Faire circuler le boîtier de cartes d’affaires et expliquer la procédure (tour de table) :
  • Les cartes sont classées par ordre alphabétique (1ère lettre du nom de l’entreprise);
  • Les membres et les invités peuvent piger dans la boîte;
  • Remplir le boîtier au besoin (suggestion de 30 cartes par membre). Seuls les membres du groupe peuvent insérer leurs cartes dans le boîtier;
  • Un membre régional peut insérer un maximum de 5 cartes à la fin du boîtier;
  • Mentionner aux invités que l’un des avantages d’être membre de ce groupe est d’avoir la chance d’insérer leurs cartes d’affaires dans le boîtier.
8 h 05
10 min.

Trucs du coach/techno

VP Présenter le conférencier de la semaine suivante suivi de celui de cette semaine :
  • Nom du conférencier, nom de sa compagnie, type de truc (coach ou techno) et le sujet.
M ou RT 1 minute pour se présenter, 7 minutes de contenu et 2 minutes pour la période de questions sur le sujet.
8 h 15
5 min.

Annonces Pendant ce temps, installation du second conférencier

ST Lire les nouvelles de la semaine (disponibles par courriel et sur notre site internet dans la section « Nouvelles »);
ST Annoncer les nouvelles locales (si un membre à une nouvelle, il doit l’annoncer au ST avant le début de la rencontre);
CG ou ST Annoncer les évènements à venir pour votre groupe et souligner l’importance des points suivants :
  • Être bien préparé à tous types d’évènements pour votre groupe;
  • Inviter des gens à vos divers évènements;
  • Ajouter vos invités dans la case « Visiteurs » de votre page de groupe sur le site internet.
ST Informer les membres du montant du budget du groupe (si vous n’avez pas de budget, pensez à consulter les membres sur les différentes façons de lever des fonds pour votre groupe).
8 h 20
10 min.

Truc du métier

VP Présenter le conférencier de la semaine suivante suivi de celui de cette semaine :
  • Nom du conférencier, nom de sa compagnie et le sujet.
M 1 minute pour se présenter, 7 minutes de contenu et 2 minutes pour la période de questions sur le sujet.
  • Durant la semaine, tous les membres du groupe essaieront de lui apporter une référence pour le remercier de sa présentation.
8 h 30
25 min.

Présentation des membres : La minute de gloire

P + VP Introduire les nouveaux membres du groupes :
  • Les nouveaux membres auront 1 minute supplémentaire pour vous parler d’eux personnellement;
  • Durant leur présentation, le VP du groupe distribuera une de leurs cartes d’affaires à chacun des participants présents;
P Remercier personnellement les nouveaux membres.
M À tour de rôle, chacun des membres présentera sa minute de gloire de la manière suivante :
  1. Mentionner votre nom, nom de la compagnie et nature de l’entreprise;
  2. Expliquer ce que vous recherchez, ce que vous désirez obtenir comme référence;
  3. Mentionner vos références obtenues, données, vos invités et/ou vous engager à voir une personne à la fin de la rencontre;
  4. Terminer votre minute de gloire par un slogan accrocheur de façon à ce que les membres se rappellent de vous durant la semaine.
ST Comptabiliser les références individuelles de chacun des membres.
I À tour de rôle, chacun des invités présentera sa minute de gloire de la manière suivante :
  1. Mentionner votre nom, nom de la compagnie et nature de l’entreprise;
  2. Expliquer ce que vous recherchez, ce que vous désirez obtenir comme référence;
  3. Mentionner vos références obtenues, données, qui vous a invité et/ou vous engager à voir une personne à la fin de la rencontre;
  4. Terminer votre minute de gloire par un slogan accrocheur de façon à ce que les membres se rappellent de vous durant la semaine et mentionner votre intérêt à joindre le groupe.
ST Comptabiliser les références individuelles de chacun des invités et les ajouter dans la case « autres références » du formulaire de réunion (Formstack).
  P.S. : Veuillez noter que l’ordre de présentation des membres et invités est à la discrétion du groupe.
8 h 55
5 min.

Remerciement et enregistrement des visiteurs

P Remercier les invités;
P Demander aux invités non-membres de compléter le formulaire d’enregistrement;
P Mentionner aux invités non-membres que l’un des membres du CA ou du SCA les assistera pour compléter le formulaire.
9 h
30 min.

Le 30 minutes d’action : signature de contrat, réseautage libre

P Annoncer le début du 30 minutes d’action et remercier les gens de leur présence;
CA + SCA Aider les invités non-membres à compléter le formulaire d’enregistrement et répondre à leurs questions;
CA + SCA Faire parvenir dans les 24h maximum le formulaire d’enregistrement complété par télécopieur au 1.855.932.8321 ou via courriel à info@groupereso.com;
  • N’oubliez pas d’ajouter le nom de la personne qui a aidé l’invité à compléter le formulaire.
ST Compléter le formulaire de réunion (Formstack) dans les meilleurs délais possibles afin que nous puissions vous supporter dans vos démarches;
  • Un temps maximum de 24h après la rencontre est alloué pour la réception du Formstack par GR.
  P.S. : N’oubliez pas que tout les membres du CA et SCA ont accès au formulaire de rencontre ainsi qu’à tous les outils à votre disposition, dans votre section membre.
9 h 30

Fin de la réunion

  Merci encore une fois de faire confiance à GR, Un Monde, Un Réseau !
  Si vous éprouvez des difficultés à nous faire parvenir le formulaire d’enregistrement des nouveaux membres ou encore avec le formulaire de réunion (Formstack), veuillez nous en aviser dans les meilleurs délais au numéro sans-frais suivant: 1-855-740-1185

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